A chi è destinata

Se siete un visitatore del nostro sito web, un investitore, un potenziale cliente, un rappresentante o ex rappresentante, un dirigente o un Titolare effettivo di un cliente o di un partner commerciale di Robeco, provvederemo al trattamento dei vostri dati personali.

Definizioni

I dati personali sono informazioni relative a un individuo, che possono essere utilizzate, da sole o con altre fonti di informazione, per identificare tale individuo. I dati personali non includono informazioni in cui l'identità dell'individuo o i dettagli specifici delle informazioni sono stati rimossi e sono quindi anonimi. I dati personali sensibili sono una sottocategoria di dati personali che comprende informazioni relative alla razza o all'etnia, alle convinzioni religiose o filosofiche, alla vita sessuale, all'orientamento sessuale, alle opinioni politiche, all'appartenenza sindacale, alle informazioni sulla salute e ai dati genetici e biometrici.

Dati personali che vi riguardano da noi raccolti ed elaborati

La natura delle informazioni che raccogliamo ed elaboriamo dipende dai servizi che forniamo e dal nostro rapporto con voi. Possono consistere in:

• dati identificativi: nome e cognome, titolo, sesso, data di nascita, numero di passaporto, numero di identificazione nazionale, firma;

• informazioni professionali: organizzazione, posizione/titolo professionale, numero di telefono, indirizzo e-mail;

• dati di monitoraggio elettronico: nella misura consentita dalla legge, possiamo registrare e monitorare le vostre comunicazioni elettroniche con noi;

• dati di marketing e comunicazione: preferenze di marketing e comunicazione, dati di tracciamento relativi alla lettura di comunicazioni di marketing da parte vostra;

• dati tecnici: verranno registrati anche alcuni dettagli tecnici, tra cui l'indirizzo IP, il tipo di connessione, il browser utilizzato, il sistema operativo del dispositivo, le pagine visitate sul sito web e il vostro nome utente e la password; e/o

• dati personali sensibili: in circostanze limitate, e laddove consentito dalla legge, potremmo raccogliere la vostra foto da una copia del passaporto o informazioni sulle vostre affiliazioni politiche per determinare se siete una persona politicamente esposta.

Come raccogliamo i vostri dati personali

Raccogliamo i dati personali che vi riguardano in diversi modi, tra cui:

• se siete rappresentanti di un'organizzazione che è cliente o partner commerciale di Robeco e tale organizzazione ci fornisce i vostri dati personali;

• quando ci fornite dati personali in relazione a un prodotto o servizio Robeco;

• da fonti pubbliche in cui avete scelto chiaramente di rendere pubblici i vostri dati personali, anche attraverso profili pubblici sui social media;

• da parti terze, quali organizzatori di seminari/webinar, registri aziendali e motori di ricerca online e piattaforme (aperte o altrimenti accessibili); e/o

• dalle visite ai nostri siti web.

Salvo laddove indicato che la fornitura di specifici dati personali è facoltativa, qualsiasi dato personale da noi richiesto è necessario per fornire a voi o alla vostra organizzazione i servizi richiesti. In caso di mancato conferimento dei dati personali richiesti, potremmo non essere in grado di fornirvi tali prodotti e servizi.

Perché trattiamo i vostri dati personali?

Se siete un potenziale cliente ma non siete in procinto di diventarlo, tratteremo i vostri dati personali (compresi il nome, i dati di contatto e i dati professionali) per aprire un rapporto e fornirvi comunicazioni mirate sui servizi Robeco che potrebbero soddisfare le vostre esigenze. Questo trattamento si basa sul legittimo interesse sia di Robeco che del potenziale cliente. Nel caso di comunicazioni non mirate, come le newsletter, Robeco richiede sempre il vostro consenso a ricevere tali comunicazioni. Detto consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

Se siete un potenziale cliente in procinto di diventare tale, tratteremo i vostri dati personali (compresi i dati identificativi, i dati professionali e, in alcuni casi, i dati personali sensibili) nell'ambito del nostro processo di customer due diligence. Questa attività di trattamento è necessaria per adempiere ai nostri obblighi legali in materia di antiriciclaggio (AML) e sanzioni.

Se siete un investitore, un rappresentante, un dirigente o un Titolare effettivo finale di un cliente di Robeco, tratteremo i vostri dati personali sulla base dell'accordo stipulato e anche al fine di adempiere ai nostri obblighi legali, compresi gli obblighi in materia di antiriciclaggio (AML) e sanzioni, oltre a quelli previsti dalla legislazione fiscale.

Quando visitate il sito web di Robeco, trattiamo i vostri dati personali ai fini del corretto funzionamento del sito e per decidere quali contenuti mostrare e in quale lingua. I dati personali tecnici vengono registrati per finalità di performance e sicurezza, che rappresentano un interesse legittimo di Robeco. In caso di consenso a cookie analitici o di marketing, utilizziamo i vostri dati personali per migliorare ulteriormente le nostre comunicazioni e i nostri servizi (si veda anche la sezione "Cosa sono i cookie" della presente informativa).

Se visitate il sito web di Robeco e condividete i vostri dati personali con Robeco attraverso un modulo web (ad esempio quando vi iscrivete a un webinar), utilizzeremo il modulo web o la pagina web per informarvi sulle finalità di questo specifico trattamento dei dati.

Marketing ed esercizio del diritto di opt-out dal marketing

Se siete un potenziale cliente, utilizzeremo i vostri dati personali per scopi di marketing solo nel caso in cui abbiate dato esplicitamente il vostro consenso a farlo. Tale consenso può essere dato in due modi diversi:

1. quando riceviamo i dati personali direttamente da voi (l'interessato) tramite un modulo presente sul nostro sito web, vi chiederemo il consenso nel modulo web associato;

2. quando riceviamo i dati personali da organizzazioni esterne (ad esempio, da un organizzatore di seminari), inviamo un'e-mail una tantum per chiedere il consenso a ricevere materiale di marketing. L'invio di questa email una tantum si basa su un interesse legittimo, in quanto l'interessato ha espresso interesse per i servizi offerti da Robeco o per le conoscenze che Robeco condivide.

Interromperemo il trattamento dei vostri dati personali per finalità di marketing se ci comunicherete di non desiderare più ricevere tale materiale. Potete richiedere l'interruzione del trattamento dei vostri dati personali per finalità di marketing in qualsiasi momento cliccando sui link di opt-out marketing presenti in qualsiasi materiale di marketing elettronico che inviamo, presentando una richiesta al vostro referente abituale presso Robeco o utilizzando i dettagli di contatto indicati nella sezione "Contatti" della presente informativa.

Parti terze

Robeco Holding & ORIX Corporation

Al fine di fornire servizi globali, oltre che nel corso della gestione della nostra attività, potremmo trasferire i dati personali a un'altra società all'interno di Robeco Holding B.V. o a un'altra società all'interno di ORIX Corporation (la società madre di Robeco) che ha sede in un luogo al di fuori del Paese in cui risiedete o in cui i servizi vengono forniti a voi o all'organizzazione o all'ente per cui lavorate. Sebbene il Paese in cui i dati personali possono essere trasferiti possa non avere lo stesso livello di leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati, applichiamo lo stesso livello di sicurezza e di controlli organizzativi al trattamento dei dati personali ovunque essi vengano elaborati.

Condividiamo i vostri dati personali con un'altra società di ORIX Corporation solo se avete espresso interesse per uno o più servizi offerti dall'organizzazione esterna. In questi casi, condivideremo solo il vostro nome e cognome, il titolo e le informazioni professionali.

Altre parti terze

Non condividiamo i vostri dati personali con altre parti terze al di fuori di ORIX Corporation, salvo laddove necessario per l'esecuzione dei nostri servizi professionali, o quando ciò ci viene richiesto dalla legge, da un ente governativo o da una parte privata in relazione a una causa, una sentenza del tribunale, un'indagine o un procedimento simile. Ciò include i nostri fornitori di servizi terzi, come i nostri fornitori di sistemi IT, i fornitori di hosting, i consulenti e altri fornitori di beni e servizi.

Sicurezza dei dati personali

Robeco ha adottato opportune misure al fine di garantire che i dati personali siano aggiornati ed elaborati in tutta sicurezza. Robeco adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i vostri dati personali. Tutti i dipendenti hanno sottoscritto un accordo di riservatezza. L'accesso ai vostri dati è limitato a quanto strettamente necessario per la fornitura dei nostri servizi.

La nostra sicurezza informatica soddisfa gli standard internazionali e viene costantemente adeguata ai nuovi requisiti tecnici e legali. Richiediamo per contratto che i nostri fornitori di servizi terzi che trattano dati personali per nostro conto rispettino gli standard di Robeco per il trattamento dei dati personali.

Periodo di conservazione dei dati personali

Tratteremo i vostri dati personali per tutto il tempo necessario a soddisfare lo scopo per il quale sono stati raccolti o per ottemperare a requisiti legali, normativi, contabili, di reporting, di politica interna o per l'istituzione o la difesa di rivendicazioni legali.
Robeco adotta i seguenti periodi di conservazione:

• potenziali clienti che non hanno o non hanno ancora dato il proprio consenso a ricevere materiale di marketing: 24 mesi dalla raccolta dei dati personali¹;

• potenziali clienti che hanno dato il loro consenso a ricevere materiale di marketing: 24 mesi dopo la revoca del consenso tramite opt-out¹;

• investitori, rappresentanti o ex rappresentanti, dirigenti o Titolari effettivi finali di un cliente o partner commerciale di Robeco: 7 anni dopo la cessazione dell'ultimo accordo con l'investitore, il cliente o il partner commerciale. Le registrazioni vocali saranno cancellate 5 anni dopo la registrazione. In Svizzera, a causa delle normative locali, il periodo di conservazione è pari a 10 anni dopo la cessazione dell'ultimo accordo con l'investitore, il cliente o il partner commerciale;

• le visite al sito web da parte di potenziali clienti o clienti identificati seguiranno i periodi di conservazione sopra indicati;

• i dati tecnici di tutti gli altri visitatori saranno cancellati 2 mesi dopo la visita.

¹ Se trattiamo i dati personali di un potenziale cliente ai sensi di una base giuridica diversa dal consenso (ad esempio, prima di un accordo o sulla base di un interesse legittimo), i dati personali non saranno cancellati dopo 24 mesi. In tal caso, smetteremo di utilizzare i dati personali per messaggi di marketing non mirati.

I vostri diritti

In determinate circostanze potreste avere i seguenti diritti in relazione al trattamento dei vostri dati personali:

• diritto di accesso: richiedere una copia dei dati personali che trattiamo e che vi riguardano ed essere informati su come utilizziamo e condividiamo i vostri dati personali;

• diritto di rettifica: richiedere l'aggiornamento dei vostri dati personali o la correzione dei dati personali che ritenete errati o incompleti;

• diritto alla cancellazione: richiedere la cancellazione dei dati personali da noi trattati che vi riguardano, qualora non sussista un obbligo legale o normativo o un'altra valida ragione per continuare a trattarli;

• diritto alla limitazione del trattamento: richiedere la limitazione del modo in cui trattiamo i vostri dati personali, ad esempio se contestate l'accuratezza dei vostri dati personali o avete sollevato un'obiezione che è in corso di esame;

• diritto di opporsi al trattamento: opporsi al trattamento dei dati personali se (i) stiamo trattando i vostri dati personali sulla base di interessi legittimi o per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico (compresa la profilazione); o (ii) se stiamo trattando i vostri dati personali per scopi di marketing diretto;

• diritto alla portabilità dei dati: richiedere una copia dei vostri dati personali che ci avete fornito in un formato elettronico di uso comune;

• diritto a non essere soggetti a processi decisionali automatizzati: richiedere un intervento manuale se siete soggetti a decisioni automatizzate in cui la decisione si traduce in un effetto legale o simile per voi.

Potete esercitare i vostri diritti in qualsiasi momento seguendo le istruzioni indicate nella sezione "Contatti" della presente informativa.

Nella misura consentita dalle leggi o dai regolamenti applicabili, ci riserviamo il diritto di addebitare un costo appropriato in relazione all'esercizio dei vostri diritti.

Potremmo dovervi chiedere informazioni specifiche per aiutarci a confermare la vostra identità e garantire il vostro diritto di accesso ai dati personali richiesti, o per esercitare qualsiasi altro vostro diritto.

Contatti

Qualora desideriate esercitare qualunque dei vostri diritti o abbiate domande in merito alle informazioni di cui sopra, vi preghiamo di contattare Robeco tramite il vostro referente abituale presso Robeco o di contattare uno dei responsabili della privacy di Robeco all'indirizzo privacy@robeco.com.

Reclami

In caso di dubbi o reclami circa le modalità di trattamento dei vostri dati personali, vi preghiamo di contattare il Responsabile della Protezione dei Dati di Robeco all'indirizzo DPO@robeco.com.

Avete inoltre il diritto di presentare un reclamo al garante per la protezione dei dati o ad altre autorità competenti con giurisdizione sulle leggi in materia di privacy e protezione dei dati nel paese in cui vivete o lavorate, o nel paese in cui ritenete sia sorto un problema in relazione al trattamento dei vostri dati personali. Per maggiori dettagli, contattare DPO@robeco.com.

Cosa sono i cookie?

Il sito web di Robeco utilizza i cookie. I cookie sono file di testo di piccole dimensioni che vengono salvati sul computer dell’utente quando visita i siti web di Robeco. I cookie possono raccogliere dati collegati all’utilizzo dei siti web di Robeco. Essi consentono a Robeco di memorizzare le attività e le preferenze dell’utente (come ad esempio le credenziali di accesso, lingua, dimensione dei caratteri e altre preferenze di visualizzazione) per un determinato intervallo di tempo, affinché l’utente non debba inserirle di nuovo ogni volta che tornerà sul sito web o che passerà da una pagina all’altra.

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