À qui s'adresse-t-elle ?

Si vous êtes un visiteur de notre site web, un investisseur, un prospect, un représentant ou un ancien représentant, un dirigeant ou le propriétaire en dernière analyse d'un client ou d'un partenaire commercial de Robeco, nous traiterons vos données à caractère personnel.

Définitions

Les données à caractère personnel sont des informations relatives à un individu qui peuvent être utilisées seules ou avec d'autres sources d'informations afin d’identifier cet individu. Les données à caractère personnel n'incluent pas les informations anonymes où l'identité de la personne concernée ou les détails spécifiques de ces informations ont été supprimés. Les données à caractère personnel sensibles sont une sous-catégorie de données à caractère personnel qui comprend les informations relatives à la race ou à l'origine ethnique, aux convictions religieuses ou philosophiques, à la vie sexuelle, à l'orientation sexuelle, aux opinions politiques, à l'appartenance syndicale, à la santé et aux données génétiques et biométriques.

Données à caractère personnel que nous collectons et traitons à votre sujet

La nature des informations que nous collectons et traitons dépendra des services que nous fournissons et de la relation que nous entretenons avec vous. Ces informations peuvent être :

• des données d'identification : nom, prénom, titre, genre, date de naissance, numéro de passeport, numéro d'identification national, signature ;

• des informations professionnelles : entreprise, fonction/intitulé de poste, adresse professionnelle, numéro de téléphone, adresse électronique ;

• des données de surveillance électronique : dans la mesure autorisée par la loi, nous pouvons enregistrer et surveiller vos communications électroniques avec nous ;

• des données de marketing et de communication : préférences de marketing et de communication, données de suivi indiquant si vous avez lu ou non des communications marketing émises par nous ;

• des données techniques : un certain nombre de détails techniques seront également enregistrés, notamment votre adresse IP, le type de connexion, le navigateur que vous utilisez, le système d'exploitation de votre appareil, les pages que vous avez visitées sur le site web ainsi que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe ; et/ou

• des données à caractère personnel sensibles : dans des circonstances limitées, et lorsque la loi l'autorise, nous pouvons collecter votre photo sur une copie de votre passeport ou des informations sur vos affiliations politiques afin de déterminer si vous êtes une personne politiquement exposée.

Comment nous collectons vos données à caractère personnel

Nous collectons vos données à caractère personnel de plusieurs manières, notamment :

• si vous représentez une organisation qui est un client ou un partenaire commercial de Robeco et si cette organisation nous fournit vos données à caractère personnel ;

• lorsque vous nous fournissez des données à caractère personnel en lien avec un produit ou un service Robeco ;

• à partir de sources publiques où vous avez manifestement choisi de rendre publiques vos données à caractère personnel, y compris via des profils publics sur les réseaux sociaux ;

• auprès de tiers tels que les organisateurs de séminaires/webinaires, les registres du commerce et les moteurs et plateformes de recherche en ligne (ouverts ou autrement accessibles) ; et/ou

• lorsque vous visitez nos sites web.

Sauf si nous indiquons autrement que la fourniture de données à caractère personnel spécifiques est facultative, toutes les données à caractère personnel que nous demandons nous sont nécessaires afin de pouvoir vous fournir, à vous ou à votre organisation, les services demandés. Si vous ne fournissez pas les données à caractère personnel demandées, nous ne pourrons peut-être pas vous fournir ces produits et services.

Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Si vous êtes un prospect, mais n'êtes pas en train de devenir l’un de nos clients, nous traiterons vos données à caractère personnel (y compris votre nom, vos coordonnées et vos données professionnelles) pour établir une relation avec vous et vous transmettre des communications ciblées sur les services Robeco susceptibles de répondre à vos besoins. Ce traitement est basé sur l'intérêt légitime de Robeco et du prospect. Dans le cas de communications non ciblées, telles que des bulletins d’information, Robeco vous demandera toujours votre consentement. Ce consentement peut être retiré à tout moment.

Si vous êtes un prospect en train de devenir l’un de nos clients, nous traiterons vos données à caractère personnel (y compris vos données d'identification, vos données professionnelles et, dans certains cas, vos données à caractère personnel sensibles) dans le cadre de notre procédure de vigilance à l'égard de la clientèle. Cette activité de traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et de sanctions.

Si vous êtes un investisseur, un représentant, un dirigeant ou le propriétaire en dernière analyse d’un client de Robeco, nous traiterons vos données à caractère personnel sur la base de l'accord qui nous lie, mais aussi pour nous conformer à nos obligations légales, y compris notre politique de lutte contre le blanchiment d'argent, nos obligations en matière de sanctions et les obligations découlant de la législation fiscale.

Lorsque vous visitez le site web de Robeco, nous traitons vos données à caractère personnel afin de faire fonctionner correctement le site web et de choisir le contenu à afficher et dans quelle langue. Les données à caractère personnel techniques sont enregistrées à des fins de performance et de sécurité, ce qui est l'intérêt légitime de Robeco. Lorsque vous acceptez les cookies analytiques ou marketing, nous utilisons vos données à caractère personnel pour améliorer encore davantage nos communications et nos services (voir également la section « Les cookies : qu'est-ce que c’est ? » de la présente déclaration).

Si vous visitez le site web de Robeco et partagez vos données à caractère personnel avec Robeco via un formulaire web (par exemple lors de l'inscription à un webinaire), nous utiliserons ce formulaire web ou cette page web pour vous informer de la finalité de ce traitement de données en particulier.

Marketing et exercice de votre droit de refus

Si vous êtes un prospect, nous n'utiliserons vos données à caractère personnel à des fins de marketing que si vous y avez explicitement consenti. Ce consentement peut être donné de deux manières différentes :

1. lorsque les données à caractère personnel nous sont transmises directement par vous (la personne concernée) via un formulaire sur notre site web, nous vous demanderons votre consentement dans le formulaire web correspondant ;

2. lorsque nous recevons les données à caractère personnel d'organisations externes (par exemple d'un organisateur de séminaires), nous vous enverrons un courriel unique vous demandant de consentir à la réception de communications de marketing. Ce courriel unique est envoyé sur la base d'un intérêt légitime, car la personne concernée a exprimé son intérêt à l’égard des services proposés par Robeco ou des connaissances partagées par Robeco.

Nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel à des fins de marketing si vous nous avez informés de votre souhait de ne plus recevoir de communications de marketing. Vous pouvez demander à tout moment que nous cessions de traiter vos données à caractère personnel à des fins de marketing en cliquant sur les liens de désinscription des activités marketing figurant dans toute communication de marketing électronique que nous vous envoyons, en adressant une demande à votre interlocuteur habituel chez Robeco ou en utilisant les coordonnées indiquées à la section « Nous contacter » de la présente déclaration.

Tierces parties

Robeco Holding et ORIX Corporation

Pour fournir des services à l’échelle mondiale et dans le cadre de la gestion de nos activités, nous pouvons transférer des données à caractère personnel à une autre société du groupe Robeco Holding BV ou à une autre société du groupe ORIX Corporation (la société mère de Robeco) qui est établie dans un lieu situé en dehors de votre pays de résidence ou du pays où des services vous sont fournis ou sont fournis à l'organisation ou à l'entité pour laquelle vous travaillez. Bien que le pays vers lequel les données à caractère personnel peuvent être transférées puisse ne pas avoir les mêmes législations sur la confidentialité et la protection des données, nous appliquons le même niveau de sécurité et de contrôles organisationnels au traitement des données à caractère personnel, où qu'elles soient traitées.

Nous ne partageons vos données à caractère personnel avec une autre société du groupe ORIX Corporation que si vous avez exprimé un intérêt pour un ou plusieurs service(s) proposé(s) par cette organisation externe. Dans ces cas de figure, nous ne partagerons que votre prénom et votre nom, votre titre et vos informations professionnelles.

Autres tierces parties

Nous ne partageons pas vos données à caractère personnel avec d'autres tierces parties en dehors d'ORIX Corporation, sauf lorsque cela s’avère nécessaire pour mener à bien nos services professionnels ou lorsque nous sommes tenus de le faire par la loi, par un organisme gouvernemental ou par une entité privée dans le cadre d'un procès, d’une décision de justice, d’une enquête ou d’une procédure similaire. Parmi ces tierces parties figurent notamment nos prestataires de services tiers, tels que nos fournisseurs de systèmes informatiques, nos hébergeurs, nos consultants et d’autres fournisseurs de biens et de services.

Sécurité des données à caractère personnel

Nous avons pris des mesures pour garantir le maintien à jour et le traitement sécurisé de vos données. Robeco prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel. Tous les employés ont signé un accord de confidentialité. L'accès à vos données est limité au strict nécessaire pour la prestation de nos services.

Notre sécurité informatique répond aux normes internationales et s'adapte en permanence aux nouvelles exigences techniques et légales. Nous exigeons par contrat que nos prestataires de services tiers traitant des données à caractère personnel en notre nom respectent les normes de Robeco en matière de traitement des données à caractère personnel.

Durée de conservation des données à caractère personnel

Nous traiterons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées ou pour nous conformer aux exigences légales, réglementaires, comptables, de reddition de rapports ou de notre politique interne, ou pour l'exercice ou la défense d'un droit en justice.

Chez Robeco, nous appliquons les périodes de conservation suivantes :

• prospects qui n'ont pas ou pas encore consenti à recevoir des communications de marketing : 24 mois après la collecte de leurs données à caractère personnel¹ ;

• prospects qui ont consenti à recevoir des communications de marketing : 24 mois après le retrait de leur consentement par désinscription¹ ;

• investisseurs, représentants ou anciens représentants, dirigeants ou propriétaires en dernière analyse d’un client ou partenaire commercial de Robeco : 7 ans après la résiliation du dernier accord avec l'investisseur, le client ou le partenaire commercial. Les enregistrements vocaux seront supprimés 5 ans après leur réalisation. En Suisse, la période de conservation est de 10 ans après la résiliation du dernier accord avec l'investisseur, le client ou le partenaire commercial en raison des réglementations locales ;

• les visites du site web par des prospects ou clients identifiés seront soumises aux périodes de conservation susmentionnées ;

• les données techniques de tous les autres visiteurs seront supprimées 2 mois après leur visite.

¹ Si nous traitons les données à caractère personnel d'un prospect sur la base d'un fondement juridique autre que le consentement (par exemple avant un accord ou sur la base d'un intérêt légitime), les données à caractère personnel ne seront pas supprimées après 24 mois. Dans ce cas, nous cesserons de les utiliser pour des messages marketing non ciblés.

Vos droits

Dans certaines circonstances, vous pouvez exercer les droits suivants concernant le traitement de vos données à caractère personnel :

• droit d'accès : demander une copie des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet et être informé(e) de la manière dont nous utilisons et partageons vos données à caractère personnel ;

• droit de rectification : nous demander de mettre à jour vos données à caractère personnel ou de corriger les données à caractère personnel vous concernant que vous jugez incorrectes ou incomplètes ;

• droit à l'effacement : nous demander de supprimer les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet lorsque nous n'avons pas d'obligation légale ni réglementaire ni d'autre raison valable de continuer à les traiter ;

• droit à la limitation du traitement : nous demander de restreindre la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, par exemple si vous contestez l'exactitude de vos données à caractère personnel ou avez soulevé une objection qui est à l'étude ;

• droit d’opposition au traitement : vous opposer au traitement des données à caractère personnel si (i) nous traitons vos données à caractère personnel pour des raisons d'intérêt légitime ou pour l'exécution d'une mission d'intérêt public (y compris le profilage) ; ou (ii) si nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de prospection ;

• droit à la portabilité des données : demander une copie des données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format électronique couramment utilisé ;

• droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision automatisée : demander une intervention manuelle si vous faites l'objet de décisions automatisées lorsque la décision entraîne un effet juridique ou similaire pour vous.

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en suivant les instructions énoncées à la section « Nous contacter » de la présente déclaration.

Dans la mesure autorisée par la loi ou par la réglementation en vigueur, nous nous réservons le droit de facturer des frais dans le cadre de l'exercice de vos droits.

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit à accéder aux données à caractère personnel demandées ou à exercer l'un de vos autres droits.

Nous contacter

Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits ou si vous avez des questions concernant les informations ci-dessus, veuillez contacter Robeco via votre interlocuteur habituel chez Robeco ou contacter l'un des responsables de la confidentialité de Robeco à l’adresse privacy@robeco.com.

Plaintes

Si vous avez des préoccupations ou des réclamations concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter le délégué à la protection des données de Robeco à l'adresse DPO@robeco.com.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de protection des données ou d'une autre autorité compétente chargée de l’application des lois sur la confidentialité et la protection des données dans le pays où vous vivez ou vous travaillez, ou dans le pays où est selon vous survenu un problème lié au traitement de vos données à caractère personnel. Veuillez contacter DPO@robeco.com pour obtenir de plus amples informations.