Privacy- en cookieverklaring

Voor wie

Als u een bezoeker van onze website, een belegger, een potentiële klant, een (voormalige) vertegenwoordiger, bestuurder of uiteindelijke belanghebbende van een klant of zakenpartner van Robeco bent, verwerken wij uw persoonsgegevens.

Begrippen

Persoonsgegevens zijn informatie over een persoon, die alleen of samen met andere informatiebronnen kan worden gebruikt om die persoon te identificeren. Onder persoonsgegevens valt geen informatie waarbij de identiteit van de persoon of de specifieke details van de informatie zijn verwijderd en de informatie dus anoniem is. Gevoelige persoonsgegevens zijn een subcategorie van persoonsgegevens, zoals informatie over ras of etniciteit, religieuze of filosofische overtuigingen, seksleven, seksuele geaardheid, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, informatie over gezondheid en genetische en biometrische gegevens.

Persoonsgegevens die wij over u verzamelen en verwerken

De aard van de informatie die wij verzamelen en verwerken is afhankelijk van de diensten die wij leveren en onze relatie met u. Deze kan bestaan uit:

• identificatiegegevens: volledige naam, titel, geslacht, geboortedatum, paspoortnummer, nationaal identificatienummer, handtekening;

• professionele informatie: organisatie, positie/functietitel, werkadres, telefoonnummer, e-mailadres;

• elektronische controlegegevens: voor zover wettelijk toegestaan kunnen wij uw elektronische communicatie met ons registreren en controleren;

• marketing- en communicatiegegevens: marketing- en communicatievoorkeuren, trackinggegevens met betrekking tot de vraag of u marketingberichten van ons hebt gelezen;

• technische gegevens: daarnaast wordt ook een aantal technische gegevens geregistreerd, zoals uw IP-adres, het type verbinding, de browser die u gebruikt, het besturingssysteem van uw apparaat, welke pagina's van de website u hebt bezocht en uw gebruikersnaam en wachtwoord; en/of

• gevoelige persoonsgegevens: in beperkte omstandigheden, en indien wettelijk toegestaan, kunnen wij uw foto op een kopie van uw paspoort of informatie over uw politieke connecties verzamelen om vast te stellen of u een politiek prominent persoon bent.

Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen

Wij verzamelen persoonsgegevens over u op een aantal manieren, waaronder:

• als u een vertegenwoordiger bent van een organisatie die een klant of zakenpartner is van Robeco en die organisatie ons uw persoonsgegevens verstrekt;

• wanneer u ons persoonsgegevens verstrekt in verband met een product of dienst van Robeco;

• uit openbare bronnen waar u er duidelijk voor hebt gekozen uw persoonsgegevens openbaar te maken, onder meer via openbare profielen op social media;

• van derden zoals organisatoren van seminars/webinars, bedrijfsregisters en online zoekmachines en platforms (open of anderszins toegankelijk); en/of

• door onze websites te bezoeken.

Tenzij wij aangeven dat het verstrekken van specifieke persoonsgegevens optioneel is, zijn alle persoonsgegevens die wij vragen noodzakelijk om u of uw organisatie de gevraagde diensten te kunnen leveren. Als u de gevraagde persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij u deze producten en diensten mogelijk niet leveren.

Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken

Als u een potentiële klant bent en niet bezig bent om klant te worden, verwerken wij uw persoonsgegevens (zoals naam, contactgegevens en professionele gegevens) om een relatie op te bouwen en doelgericht met u te communiceren over diensten van Robeco die mogelijk aansluiten bij uw behoeften. Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van zowel Robeco als de potentiële klant. In het geval van niet-doelgerichte communicatie, zoals nieuwsbrieven, vraagt Robeco altijd uw toestemming om niet-doelgerichte communicatie te ontvangen. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

Als u een potentiële klant bent die bezig is om klant te worden, verwerken wij uw persoonsgegevens (zoals identificatiegegevens, professionele gegevens en in bepaalde gevallen gevoelige persoonsgegevens) als onderdeel van ons duediligenceproces voor klanten. Deze verwerkingsactiviteit is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op het gebied van anti-witwasmaatregelen en sancties.

Als u een belegger, vertegenwoordiger, bestuurder of uiteindelijke belanghebbende bent van een klant van Robeco, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten en ook om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals die op het gebied van anti-witwasmaatregelen en sancties, en onze fiscale verplichtingen.

Wanneer u de website van Robeco bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens om de website goed te laten functioneren en om te bepalen welke inhoud wordt getoond en in welke taal. Technische persoonsgegevens worden geregistreerd voor prestatie- en beveiligingsdoeleinden, wat het gerechtvaardigde belang is van Robeco. Wanneer u toestemming geeft voor analytische of marketingcookies, gebruiken wij uw persoonsgegevens om onze communicatie en diensten verder te verbeteren (zie ook de paragraaf ‘Wat zijn cookies’ in deze verklaring).

Als u de website van Robeco bezoekt en uw persoonsgegevens met Robeco deelt via een webformulier (bijvoorbeeld bij het aanmelden voor een webinar), informeren wij u via het webformulier of de webpagina over het doel van die specifieke gegevensverwerking.

Marketing en uitoefening van uw recht om af te zien van marketing

Als u een potentiële klant bent, gebruiken wij uw persoonsgegevens alleen voor marketingdoeleinden als u daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. Deze toestemming kan op twee verschillende manieren worden gegeven:

1. wanneer wij de persoonsgegevens rechtstreeks van u (de betrokkene) ontvangen via een formulier op onze website, vragen wij u in het betreffende webformulier om toestemming;
2. wanneer wij de persoonsgegevens ontvangen van een externe organisatie (bijvoorbeeld van een organisator van een seminar), sturen wij u een eenmalige e-mail waarin wij uw toestemming vragen om marketinginformatie te ontvangen. Deze eenmalige e-mail wordt verzonden op basis van een gerechtvaardigd belang, aangezien de betrokkene interesse heeft getoond in de diensten die Robeco aanbiedt of de kennis die Robeco deelt.

Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden stopzetten als u ons hebt laten weten dat u geen marketinginformatie meer wenst te ontvangen. U kunt ons te allen tijde verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden stop te zetten door te klikken op de opt-out-links in elk elektronisch marketingmiddel dat wij u toesturen, door een verzoek in te dienen bij uw gebruikelijke contactpersoon van Robeco of door gebruik te maken van de contactgegevens in de paragraaf ‘Contact met ons opnemen’ van deze verklaring.

Derden

Robeco Holding & ORIX Corporation

Om wereldwijde diensten te verlenen en in het kader van onze bedrijfsvoering kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan een ander bedrijf binnen Robeco Holding B.V. of aan een ander bedrijf binnen ORIX Corporation (het moederbedrijf van Robeco) dat gevestigd is op een locatie buiten het land waar u woont of waar diensten worden verleend aan u of aan de organisatie of entiteit waarvoor u werkt. Hoewel het land waarnaar persoonsgegevens kunnen worden overgedragen mogelijk niet hetzelfde wetgevingsniveau op het gebied van privacy- en gegevensbescherming kent, passen wij hetzelfde niveau van beveiliging en organisatorische controles toe op de verwerking van persoonsgegevens, ongeacht waar ze worden verwerkt.
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met een ander bedrijf binnen ORIX Corporation als u interesse hebt getoond in een of meer diensten die de externe organisatie aanbiedt. In die gevallen delen wij alleen uw volledige naam, titel en professionele informatie.

Andere derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden buiten ORIX Corporation, tenzij dit noodzakelijk is om onze professionele diensten uit te voeren, of wanneer wij hiertoe verplicht worden door de wet, een overheidsinstantie of een private partij in verband met een rechtszaak, gerechtelijke uitspraak, onderzoek of soortgelijke procedure. Onze externe dienstverleners, zoals onze leveranciers van IT-systemen, hostingproviders, adviseurs en leveranciers van andere goederen en diensten, vallen hier ook onder.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij hebben maatregelen genomen om te garanderen dat uw gegevens up-to-date worden gehouden en veilig worden verwerkt. Robeco neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. De toegang tot uw gegevens is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is voor de levering van onze diensten.

Onze IT-beveiliging voldoet aan internationale normen en wordt voortdurend aangepast aan nieuwe technische en wettelijke vereisten. Wij eisen contractueel dat onze externe dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, voldoen aan Robeco's normen voor de verwerking van persoonsgegevens.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld of om te voldoen aan wettelijke, regelgevings-, boekhoudkundige, rapportage- en interne beleidseisen of voor de vaststelling of verdediging van rechtsvorderingen.

Bij Robeco hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• potentiële klanten die (nog) geen toestemming hebben gegeven om marketinginformatie te ontvangen: 24 maanden nadat hun persoonsgegevens zijn verzameld¹;

• potentiële klanten die toestemming hebben gegeven om marketinginformatie te ontvangen: 24 maanden na het intrekken van hun toestemming via opt-out¹;

• beleggers, (voormalige) vertegenwoordigers, bestuurders of uiteindelijke belanghebbenden van een klant of zakenpartner van Robeco: 7 jaar na beëindiging van de laatste overeenkomst met de belegger, klant of zakenpartner. Stemopnames worden 5 jaar na de opname verwijderd. In Zwitserland is de bewaartermijn 10 jaar na beëindiging van de laatste overeenkomst met de belegger, klant of zakenpartner vanwege de lokale regelgeving;

• voor websitebezoeken van potentiële klanten of klanten van wie de identiteit is vastgesteld volgen wij de bovengenoemde bewaartermijnen;

• technische gegevens van alle andere bezoekers worden 2 maanden na het bezoek verwijderd.

¹ Indien wij de persoonsgegevens van een potentiële klant verwerken op basis van een andere rechtsgrondslag dan toestemming (bijvoorbeeld voorafgaand aan een overeenkomst of op basis van een gerechtvaardigd belang), worden de persoonsgegevens niet verwijderd na 24 maanden. In dat geval zullen wij de persoonsgegevens niet meer gebruiken voor niet-doelgerichte marketingberichten.

Uw rechten

In bepaalde omstandigheden kunt u de volgende rechten hebben met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

• recht op inzage: een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken en geïnformeerd worden over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken en delen;

• recht op rectificatie: ons verzoeken uw persoonsgegevens te updaten of uw persoonsgegevens te corrigeren die volgens u onjuist of onvolledig zijn;

• recht op wissen van gegevens: ons vragen om de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken, te wissen wanneer wij geen wettelijke of regelgevingsverplichting of andere geldige reden hebben om ze te blijven verwerken;

• recht op beperking van de verwerking: ons verzoeken om de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist of een bezwaar hebt ingediend dat in behandeling is;

• recht om bezwaar te maken tegen verwerking: bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens als (i) wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of voor de uitvoering van een taak van algemeen belang (waaronder profilering); of (ii) als wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden;

• recht op dataportabiliteit: een kopie opvragen van uw persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een veelgebruikt elektronisch formaat;

• recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluitvorming: verzoek om handmatige tussenkomst als er een besluit over u wordt genomen op basis van automatisch verwerkte gegevens waarbij het besluit juridische of soortgelijke consequenties voor u heeft.

U kunt uw rechten te allen tijde uitoefenen door de instructies te volgen in de paragraaf ‘Contact met ons opnemen’ van deze verklaring.

Voor zover toegestaan door de geldende wet- en regelgeving behouden wij ons het recht voor een passende vergoeding in rekening te brengen in verband met de uitoefening van uw rechten.

Wij moeten u mogelijk om specifieke informatie vragen om uw identiteit te kunnen bevestigen en uw recht op inzage van de gevraagde persoonsgegevens of een van uw andere rechten te kunnen waarborgen.

Contact met ons opnemen

Als u een van uw rechten wilt uitoefenen of vragen hebt over de bovenstaande informatie, neem dan gerust contact op met Robeco via uw gebruikelijke contactpersoon bij Robeco of met een van de privacyfunctionarissen van Robeco via privacy@robeco.com.

Klachten

Als u bedenkingen of een klacht hebt over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, neem dan gerust contact op met Robeco's functionaris voor gegevensbescherming via DPO@robeco.com.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een autoriteit op het gebied van gegevensbescherming of een andere autoriteit die bevoegd is voor de wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming in het land waar u woont of werkt, of in het land waar volgens u een probleem met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens is ontstaan. Neem gerust contact op via DPO@robeco.com voor meer informatie.