Declaración sobre privacidad y cookies

A quién se dirige

Trataremos sus datos personales cuando usted visite nuestro sitio web, sea un inversor o posible inversor, o sea un representante, antiguo representante, directivo o titular efectivo último de un cliente o socio comercial de Robeco.

Definiciones

Los datos personales son información relativa a una persona física que pueden utilizarse por sí mismos o junto con otras fuentes de información para identificar a esa persona. Los datos personales no incluyen información cuando la identidad de la persona física o los pormenores concretos de la información han sido eliminados, y son en consecuencia anónimos. Los datos personales sensibles son un subgrupo de los datos personales que incluyen información en materia de raza o etnia, creencias religiosas o filosóficas, vida sexual, orientación sexual, opiniones políticas, afiliación a sindicatos, información genética y sobre salud, y datos biométricos.

Datos personales sobre usted que recopilamos y tratamos

El carácter de la información que recopilamos y tratamos dependerá de los servicios que prestemos y de la relación que mantengamos con usted. Pueden consistir en lo siguiente:

• datos identificativos: nombre completo, tratamiento, género, fecha de nacimiento, número de pasaporte, número nacional de identidad, firma;

• información profesional: empresa, puesto/cargo, dirección profesional, número de teléfono, dirección de correo electrónico;

• datos de supervisión electrónica: en la medida permitida por la legislación podremos registrar y supervisar sus comunicaciones electrónicas con nosotros;

• datos de marketing y comunicaciones: preferencias de marketing y comunicación, y seguimiento de datos para saber si ha leído nuestras comunicaciones de marketing;

• datos técnicos: también se registrarán algunos datos técnicos, como su dirección IP, tipo de conexión, navegador que utiliza, sistema operativo de su dispositivo, páginas que visitó en el sitio web y nombre de usuario y contraseña; y/o

• datos personales sensibles: en circunstancias concretas y cuando la ley lo permita, podremos recopilar su fotografía en una copia de su pasaporte o información sobre su afiliación política para determinar si usted es una persona políticamente expuesta.

Cómo recopilamos sus datos personales

Recopilamos sus datos personales de varias formas, en concreto:

• cuando usted es representante de una empresa que sea cliente o socio profesional de Robeco y dicha empresa nos proporciona sus datos personales;

• cuando nos envíe datos personales en relación con un producto o servicio de Robeco;

• de fuentes públicas cuando haya manifestado su deseo de hacer públicos sus datos personales, como mediante perfiles públicos o redes sociales;

• de terceros, como organizadores de seminarios/webinarios, registros societarios y plataformas y motores de búsqueda online (abiertos o accesibles de otra forma); y/o

• de visitas a nuestros sitios web.

Salvo que de otro modo señalemos que la comunicación de datos personales concretos es opcional, los datos personales que le requiramos serán necesarios para que le prestemos a usted o a su empresa los servicios solicitados. Prestarle dichos productos o servicios podría resultar imposible cuando se niegue a proporcionarnos los datos personales solicitados.

Cómo tratamos sus datos personales

Cuando usted sea un cliente potencial pero todavía no se encuentre en vías de convertirse en cliente, procesaremos sus datos personales (incluido su nombre, datos de contacto y datos profesionales) para establecer una relación y enviarle comunicaciones personales sobre los servicios de Robeco que puedan adaptarse a sus necesidades. Este tratamiento se basa en los intereses legítimos de Robeco y el cliente potencial. En el caso de una comunicación no personal, como un boletín, Robeco siempre solicita su consentimiento para recibir tal comunicación. Este consentimiento puede retirarse en cualquier momento.

Si usted es un cliente potencial en vías de convertirse en cliente, procesaremos sus datos personales (incluido sus datos identificativos, datos de contacto y datos personales sensibles en casos concretos) dentro de nuestro proceso de due diligence de clientes. Este tratamiento es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales en materia de sanciones y lucha contra el blanqueo de capitales (AML).

Si usted es un inversor, representante, directivo o Titular Efectivo Último de un cliente de Robeco, trataremos sus datos personales en base al contrato que hayamos suscrito, además de para cumplir con nuestras obligaciones legales, en especial las obligaciones en materia de sanciones y lucha contra el blanqueo de capitales (AML), y las derivadas de la legislación fiscal.

Cuando visite el sitio web de Robeco trataremos sus datos personales con vistas a un correcto funcionamiento del sitio web, así como para decidir el contenido mostrado y su idioma. Los datos personales técnicos se registran a efectos de rendimiento y seguridad, que constituye un interés legítimo de Robeco. Cuando usted consienta a cookies analíticas o de marketing, utilizaremos su datos personales para mejorar nuestras comunicaciones y servicios (véase además la sección ¿«Qué son las cookies?» de esta declaración).

Cuando visite el sitio web de Robeco y comparte sus datos personales con Robeco mediante un formulario online (por ejemplo, para inscribirse a un webinar), utilizaremos el formulario online o la página web para informarle de la finalidad de ese tratamiento de datos concreto.

Publicidad y ejercicio del derecho a no recibir publicidad

Cuando usted sea un cliente potencial, emplearemos sus datos personales para fines publicitarios cuando dé expresamente su consentimiento. Este consentimiento puede otorgarse de dos formas distintas:

1. cuando recibamos los datos personales directamente de usted (el interesado) por medio de un formulario en nuestro sitio web, le solicitaremos su consentimiento en el formulario web asociado;

2. cuando recibamos los datos personales de un tercero (p. ej., el organizador del seminario), le enviaremos puntualmente un correo electrónico solicitando su consentimiento para recibir material publicitario. Este correo electrónico se envía en base a un interés legítimo, ya que el interesado ha expresado interés en los servicios que Robeco ofrece o en la información que Robeco comparte.

Dejaremos de tratar sus datos personales a efectos publicitarios cuando nos informe de que no desea seguir recibiendo materiales publicitarios. En cualquier momento podrá solicitar que dejemos de tratar sus datos personales a efectos publicitarios haciendo clic en los enlaces para ser excluido de la publicidad que figuran en todo el material publicitario electrónico que enviamos, solicitándolo a su persona habitual de contacto en Robeco, o utilizando los datos de contacto que figuran en la sección «Contacte con nosotros» de la presente declaración.

Terceros

Robeco Holding y ORIX Corporation

Para prestar servicios globales y a efectos de ejercer nuestra actividad, podremos transferir sus datos personales a otra empresa de Robeco Holding B.V. u ORIX Corporation (sociedad matriz de Robeco), que esté radicada fuera del país en que resida o donde se presten servicios a usted o a la empresa o entidad para la que trabaja. Aunque la legislación sobre privacidad y protección de datos del país al que se transfieran los datos personales podría no ser equiparable, siempre que tratamos datos personales aplicamos el mismo nivel de seguridad y controles organizativos.

Solo compartimos sus datos personales con otra empresa de ORIX Corporation cuando haya expresado interés en uno o varios de los servicios que ese tercero ofrezca. En tales casos solo compartiremos su nombre completo, tratamiento y datos profesionales.

Otros terceros

No compartimos sus datos personales con ningún otro tercero ajeno a ORIX Corporation, salvo cuando es necesario para prestar nuestros servicios profesionales o cuando lo exija la ley, un organismo público o un tercero en relación con una demanda, decisión judicial, investigación o procedimiento similar. Lo anterior incluye nuestros proveedores de servicios externos, como proveedores de sistemas de TI, proveedores de servicios de hosting, consultores u otros proveedores de bienes y servicios.

Seguridad de los datos personales

Hemos adoptado medidas para garantizar que sus datos se mantienen actualizados y se someten a tratamiento de forma segura. Robeco adopta las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales. Todos los empleados firman un acuerdo de confidencialidad. El acceso a sus datos se limita a aquello que sea estrictamente necesario para la prestación de nuestros servicios.

Nuestra seguridad de TI cumple con los estándares internacionales y se adapta constantemente a los nuevos requisitos técnicos y legales. Exigimos contractualmente que nuestros proveedores de servicio externos que procesan datos personales por nuestra cuenta cumplan con los estándares de Robeco para el tratamiento de datos personales.

Período de retención de los datos personales

Procesaremos sus datos personales todo el tiempo que sea necesario para alcanzar el cometido para el que fueron recopilados, para cumplir con requisitos legales, regulatorios, contables, de presentación de información o de política interna, o para entablar u oponernos a reclamaciones judiciales.

En Robeco aplicamos los siguientes períodos de retención:

• clientes potenciales que no otorgaron o están pendientes de otorgar su consentimiento a recibir material publicitario: los 24 meses posteriores a la recopilación de sus datos personales ¹;

• clientes potenciales que otorgaron su consentimiento a recibir material de marketing: los 24 meses posteriores de la revocación de su consentimiento por medio de una cláusula de exclusión (opt-out)¹;

• inversores, representantes, antiguos representantes, directivos o titulares efectivos últimos de un cliente o socio comercial de Robeco. Los 7 años posteriores a la conclusión del último contrato con el inversor, cliente o socio comercial. Los registros de voz serán borrados 5 años después de su grabación. En Suiza, la normativa nacional establece que el período de retención abarca los 10 años posteriores a la conclusión del último contrato con el inversor, cliente o socio comercial;

• a las visitas al sitio web de clientes o clientes potenciales identificados se aplicarán los períodos de retención antes indicados;

• los datos técnicos del resto de visitantes se borrarán a los 2 meses de la visita.

¹ Cuando procesemos los datos personales de un cliente potencial con una fundamentación legal distinta al consentimiento (p. ej., antes de celebrar contrato o en base a un interés legitimo), los datos personales no se borrarán hasta transcurridos 24 meses. En ese caso dejaremos de utilizar los datos personales para mensajes publicitarios no específicamente dirigidos a usted.

Sus derechos

En relación con el tratamiento de sus datos personales, le asisten los siguientes derechos en las circunstancias referidas:

• derecho de acceso: derecho a solicitar una copia de los datos personales que tratemos en relación con usted, así como a ser informado sobre cómo utilizamos y compartimos sus datos personales;

• derecho de rectificación: derecho a solicitar que actualicemos sus datos personales o a corregir sus datos personales cuando considere que son inexactos o incompletos;

• derecho de supresión: derecho a solicitar que borremos los datos personales que tratemos sobre usted cuando no tengamos una obligación legal o reglamentaria o cualquier otro motivo válido para continuar con su tratamiento;

• derecho a restringir el tratamiento: derecho a solicitar que limitemos la forma en que tratamos sus datos personales; por ejemplo, cuando usted ponga en duda la exactitud de sus datos personales o haya planteado una objeción que se esté tramitando;

• derecho a oponerse al tratamiento: derecho a oponerse al tratamiento de datos personales cuando (i) estemos tratando sus datos personales por motivos de interés legítimo o para la realización de una tarea de interés público (incluida la confección de perfiles): o (ii) cuando tratemos sus datos personales con fines de marketing directo;

• derecho a la portabilidad de los datos: derecho a solicitar una copia de sus datos personales que nos haya proporcionado en un formato electrónico de uso habitual;

• derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas: derecho a solicitar la intervención manual cuando haya sido objeto de decisiones automatizadas que tengan efectos jurídicos o similares sobre usted.

Podrá ejercer sus derechos en cualquier momento siguiendo las instrucciones que figuran en la sección «Contacte con nosotros» de la presente declaración.

Cuando ejerza sus derechos podremos cobrar las correspondientes tasas permitidas por las leyes o reglamentos aplicables.

Le podremos solicitar información específica a efectos de confirmar su identidad y garantizar su derecho de acceso a los datos personales que le solicitemos, o de ejercer cualquiera de sus otros derechos.

Contacte con nosotros

Cuando desee ejercer alguno de su derechos, o tenga dudas sobre lo indicado anteriormente, póngase en contacto con Robeco a través de su persona de contacto habitual en Robeco, o comuníquese con alguno de los responsables de privacidad de Robeco en privacy@robeco.com.

Reclamaciones

Cuando tenga alguna duda o reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales, póngase en contacto con el Responsable de Protección de Datos de Robeco en DPO@robeco.com.

También le asiste el derecho a presentar una reclamación ante las autoridades de protección de datos o de otro tipo competentes según las leyes de privacidad y protección de datos del país donde resida o trabaje, o del país en el que considere que ha surgido algún problema relativo al tratamiento de sus datos personales. Para más información, póngase en contacto con DPO@robeco.com.